Aisti Sport ry jäsen-, harrastaja- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 12.5.2026

  1. Rekisterinpitäjä

Aisti Sport ry, Y-tunnus: 2892331-7

Hagelstamintie 15 K C/O Miika Honkanen, 01520 Vantaa

Puh. 044 569 6298

aistisport(at)gmail.com

  1. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Antti Latikka, jäsenvastaava 

puh. 050 469 1600

anttilatikka@gmail.com 

  1. Rekisterin nimi

Jäsen-, harrastaja- ja yhteistyökumppanirekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Aisti Sport ry oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen ja harrastajien (osallistujat) osalta harrastus- tai tapahtumakohtaisiin ilmoittautumisiin. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • Ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
  • Jäsenasioiden hoitaminen, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsen- ja osallistumismaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
  • Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
  • Toiminnan arviointi, kehittäminen, tilastointi ja raportointi
  • väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten ennaltaehkäisy, havainnointi, estäminen ja selvittäminen.

Tietojen käsittely perustuu asiaan kuuluvien toimihenkilöiden, kuten joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja, osalta Aisti Sport ry oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Aisti Sport ry:n oikeutettuun etuun suoramarkkinointiin ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Aisti Sport ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja toiminnan tilastointi.

  1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

[Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Jäsenen nimi sekä kotipaikka (Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Huoltajan suostumukset ja niihin liittyvät tiedot esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan, valokuvien ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuvat
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan, turnauksiin, tapahtumiin, keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat asiaan kuuluvat henkilötiedot ja tapahtumaa tai toimintaa hyödyttävät terveystiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuvat
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Käyttäjälokitiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä, jäsenyyden tai yhteistyön aikana toimintaan ilmoittautuessa tai osallistuttaessa. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Aisti Sport ry: lle pyytämättä.

  1. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa viranomaisille ja muille laissa määritetyille tahoille.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan sähköisiä palveluita, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

  1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Jäsenrekisteri säilytetään kaksivaiheisella tunnistautumisella suojatussa pilvipalvelussa. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Jäsenekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi tai lain määräysten mukaisesti.

  • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 10 vuotta palvelusuhteen päättymisen jälkeen
  • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 10 vuotta jäsenen eroamisen jälkeen, ellei säilyttämiseen ole erillistä syytä
  • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa

  • Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista.

Oikeus peruuttaa suostumus

  • Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyä koskeva suostumus. Suostumuksen peruuttamisella tietojenkäsittelyn ei ole vaikutusta ennen peruutusta tehtyyn laillisuuteen.

Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä.

Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa on hänen vakituinen asuinpaikkansa tai työpaikkansa taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.